（第1回）
最近話題の「電帳法」「経理DX」ってなに？
改正電子帳簿保存法（以下、電帳法）が2022年1月から施行されています。この法律は、①帳簿や決算書類などを電子データで保存する「電子帳簿等保存制度」、②請求書や領収書などの書類をスキャンして一定の要件のもと保存後、紙は廃棄できる「スキャナ保存制度」、③請求書などの書類をPDFなどの電子データで受領した場合、一定の要件のもとデータ保存する「電子取引に係るデータ保存制度」という3つの制度からなります。①②は任意ですが、今回の改正により事前承認が不要になるなど取り組みやすくなりました。
一方、③は義務であり、2年間の猶予期間が終了する24年1月からは要件に基づく電子データの保存が必要となります。その前の23年10月からは消費税のインボイス制度（適格請求書等保存方式）が導入されます。この制度で義務化されるインボイスの交付と保存は電磁的記録が認められていますので、デジタル化を進めるきっかけとしていただきたいです。
◆
電帳法と消費税法の改正に伴い、経理のデジタル化＝経理DX（デジタルトランスフォーメーション）をどのように進めていくかが生産性向上の大きな鍵となります。特に、③電子取引のデータ保存の義務化への対応が大きな課題です。「制度対応」と「経理DX」を両立して実現することが重要ですので、「電帳法をきっかけに経理DXを実現」させていきましょう。
そもそもDXとは、デジタルデータとデジタル技術を活用し、業務そのものや企業の変革を起こすことです。経理においては、電子化・ペーパーレス化による生産性向上やコスト削減、テレワーク実現などの「経理の変革」を起こすことが経理DXといえるでしょう。
◆
経理DXを実現するためには、「債権管理」「債務管理」「財務会計」の3つの業務に分類して考えます。
自社で主導的に取り組めるのが「債権管理」です。前述のとおり交付したインボイスには保存の義務が生じますが、電磁的記録も認められます。これを機に請求書を紙から電子データに変えていきます。保存スペースの削減に加え、印刷、押印、封入、郵送などの請求業務が大幅に削減されます。
「債務管理」では、「業者へ支払う請求書対応」と「従業員の立替経費精算の領収書対応」に区分されます。紙の請求書はスキャンして電子化し、電子インボイスは電子データのまま経理に回します。その電子データを利用して支払いの管理や振り込みデータの自動作成を目指します。また、従業員の立替経費精算は経費精算システムを導入することにより、比較的容易に電子化が実現します。
「財務会計」では、経理に回ってきた電子データから、自動で仕訳起票することが可能となります。さらに、仕訳帳や総勘定元帳は電子データのまま保存すれば、ペーパーレスが実現します。まさに電帳法をきっかけとした経理DXの実現です。
加藤 幸人（かとう・ゆきと）
アクタス税理士法人代表・税理士。経営改善や事業承継などのコンサルを中心にセミナー講師としても活躍。
（第2回）
「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」のポイント
電子帳簿保存法は、①電子帳簿等保存制度、②スキャナ保存制度、③電子取引に係るデータ保存制度の3つの制度からなります。そのうち①②は、令和3年度税制改正で大幅に要件緩和され、税務署長の事前承認が不要になるなど、かなり使いやすくなりました。この2つの制度をうまく活用して電子化・ペーパーレス化（経理DX）を実現しましょう。
◆まずは一般電子帳簿の開始を
売上請求書の控えなどの「自己が作成する取引関係書類」、仕訳帳や総勘定元帳などの「帳簿」、貸借対照表や損益計算書などの「決算関係書類」を、一貫してパソコンなどの電子計算機を使用して作成した場合、紙の保存に代えて電子データで保存できます。これが電子帳簿等保存制度です。
帳簿は「一般電子帳簿」と「優良な電子帳簿」の2種類あり、一般電子帳簿は正規の簿記の原則（複式簿記）に従い記録されるものなので、ほとんどの会計ソフトで作成した帳簿が該当します。一方、優良な電子帳簿は使用するシステムの仕様など厳しい要件を満たせば、過少申告加算税の軽減措置が適用される可能性があります。とはいえ、まずは確実に一般電子帳簿での電子帳簿保存を実現しましょう。一般電子帳簿の開始日は事業年度の初めですので、ご注意ください。
◆スキャナ保存で紙の保管が不要に
紙で受領した請求書などの「取引関係書類」を、スキャナなどで電子化し一定の要件のもと保存した場合、元の紙の書類を廃棄できるのがスキャナ保存制度です。デジカメやスマホでの撮影も認められています。
スキャナ保存の対象となる書類は、請求書などの「重要書類」と、見積書などの「一般書類」です。保存要件は、改ざん防止のための「真実性の確保」と、データをいつでも確認できるようにする「可視性の確保」の2つです。書類を紙で受領してから約7営業日以内（早期入力方式）か、最長2カ月と7営業日以内（業務処理サイクル方式）にスキャンを行い、原則はタイムスタンプを付します。一定水準以上の解像度やカラー画像での読み取り、訂正削除履歴が残る状態で保存し、検索機能の確保、見読可能装置の備え付けといった要件も満たす必要があります。自社でシステムを構築するよりも、経費精算システムなど条件を満たしたものを活用する方が効率的です。
◆債務管理業務の効率化とペーパーレスの実現
債務管理業務は、「業者払いの請求書対応」と「従業員の立替経費精算の領収書対応」が中心です。請求書や領収書を紙で受領した場合には、申請者はスキャンして経費精算システムからデータで申請すれば、作業負担が少なくなります。経理は債務管理システムを利用し、申請データを基に未払い金管理や支払い手続きを行うことで業務負担が軽減します。さらにスキャナ保存制度を活用することでペーパーレスが実現します。
加藤 幸人（かとう・ゆきと）
アクタス税理士法人代表・税理士。経営改善や事業承継などのコンサルを中心にセミナー講師としても活躍。
（第3回）
2024年1月から義務化！電子取引のデータ保存
◆電子データでの保存が義務化
電子帳簿保存法は、①電子帳簿等保存制度、②スキャナ保存制度、③電子取引に係るデータ保存制度の3つの制度からなります。今回説明する③は、電子取引があった場合、電子データをそのまま保存することを求めた制度です。従来は紙に出力して保存することが認められていたため、経理実務ではあまり気にすることがありませんでした。しかし、令和3年度税制改正で紙に出力しての保存制度が廃止されたため、電子データでの保存が実質義務化されました。
電子取引データを保存する際には、「改ざん防止措置」と「検索機能の確保」が求められます。中小企業では準備が間に合わないという実情から、2022年・23年の2年間は義務化が猶予されました。しかし24年1月からは、電子取引データを要件に基づいて保存する必要があります。その準備を早めに進めるとともに、電子化・ペーパーレス化（経理DX）を実現していきましょう。
◆電子取引とは？
電子取引とは、相手方との「取引情報」の授受を電磁的方式で行う取引をいいます。取引情報は、領収書や請求書などに記載される「日付」「取引先」「金額」などの情報です。具体的には下の図の通り、電子メールやPDF、インターネットからダウンロードした電子データ、EDI取引、クラウドシステムでのやりとりなどが該当します。
【電子取引の具体例】※国税庁「電子帳簿保存法 一問一答【電子取引関係】問4を参照して作成
◆保存のための改ざん防止措置
電子取引データの保存にあたり、改ざん防止のため次の4つの措置のうち、いずれかを講じる必要があります。
①相手方がタイムスタンプを付与したデータを受領
②タイムスタンプがないデータを受領した場合、所定期間内に当方がタイムスタンプを付与
③訂正削除ができないようなシステムで受領し、保存
④正当な理由がない訂正削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に基づき運用
③はシステムを利用した際の措置です。PDFの請求書を受領した場合などは、①②④のいずれかの措置で保存します。タイムスタンプが付与されていなければ、④に基づく運用が汎用的な措置になります。
◆検索機能を確保する
保存の際には、「日付」「取引先」「金額」で検索できるようにしておく必要があります。PDFを検索できるようにするのは大変ですので、会計システム会社が提供するストレージサービスを活用しましょう。もしくは、国税庁が示す方法として、PDFなどのファイル名に規則性を持たせて検索項目を記載するやり方があります。「20220801_㈱東商商事_110,000」といった感じです。Excelなどで索引簿を作成する方法も認められています。いずれにしても、まずは自社内でどれだけの電子取引があるかを把握することが重要です。
◆電帳法の対応には、ぜひ「経理DX」の視点で業務改革を行い、経理の生産性向上を実現させましょう。
加藤 幸人（かとう・ゆきと）
アクタス税理士法人代表・税理士。経営改善や事業承継などのコンサルを中心にセミナー講師としても活躍。